Jak zatrudnić cudzoziemca krok po kroku

Od czego zacząć: status pobytowy kandydata

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy cudzoziemiec ma ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce. Podmiot powierzający pracę żąda jego przedstawienia przed rozpoczęciem pracy.

Sam pobyt nie oznacza prawa do pracy. Wiza turystyczna, wiza w celu odwiedzin rodziny czy wiza w celu leczenia pozwalają przebywać w Polsce, ale nie pozwalają pracować. Dlatego z dokumentu trzeba odczytać, czy daje on dostęp do rynku pracy, a jeśli nie, jaka podstawa jest potrzebna.

Jaką podstawę legalnej pracy wybrać?

Po sprawdzeniu pobytu ustalasz, czy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy. Niektóre dokumenty, na przykład zezwolenie na pobyt stały czy status uchodźcy, zwalniają z tego obowiązku.

Do wyboru są cztery drogi. Praca musi odpowiadać warunkom zapisanym w zezwoleniu lub oświadczeniu, bo odstępstwo od nich oznacza pracę nielegalną.

• Zezwolenie na pracę: wydaje je wojewoda na wniosek pracodawcy, wniosek składa się elektronicznie przez praca.gov.pl.
• Oświadczenie o powierzeniu pracy: dostępne dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, rejestrowane przez internet, a praca zaczyna się po wpisie do ewidencji.
• Zezwolenie na pracę sezonową: wydaje starosta właściwy dla siedziby lub miejsca zamieszkania pracodawcy, na maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym.
• Pobyt z dostępem do rynku pracy: gdy dokument pobytowy sam uprawnia do pracy, osobne zezwolenie nie jest potrzebne; przy osobach z ochroną czasową pracodawca powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Jak złożyć dokumenty przez praca.gov.pl?

Wniosek o zezwolenie na pracę składasz elektronicznie przez praca.gov.pl. Zezwolenie określa m.in. pracodawcę, stanowisko, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy, a późniejsze zatrudnienie musi się z nim zgadzać.

Przy oświadczeniu rejestrujesz przez internet dane swoje i pracownika, datę rozpoczęcia pracy, rodzaj umowy, wynagrodzenie oraz zawód. Cudzoziemiec może zacząć pracę dopiero po wpisie oświadczenia do ewidencji, a umowa musi uwzględniać warunki z oświadczenia. Zasady dla zezwolenia sezonowego i dokładne kryteria sprawdź w urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy.

Umowa, kopia dokumentu i zgłoszenia po rozpoczęciu pracy

Umowę zawierasz na piśmie, po przedstawieniu cudzoziemcowi jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały. Warunki pracy i płacy muszą odpowiadać tym z zezwolenia albo oświadczenia, a kopię umowy przekazujesz organowi, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie, przed powierzeniem pracy.

Kopię dokumentu pobytowego robisz przed rozpoczęciem pracy i przechowujesz przez cały okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa z cudzoziemcem wygasła lub została rozwiązana. Pracownika zgłaszasz do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Przy pracy na oświadczeniu informujesz starostę o podjęciu pracy w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia, a o jej niepodjęciu w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Kontrola PIP i Straży Granicznej: na co się przygotować

Legalność zatrudnienia cudzoziemców kontrolują zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i Straż Graniczna. Od 1 czerwca 2025 obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która w tym zakresie zastąpiła ustawę o promocji zatrudnienia.

Na kontrolę warto mieć gotowe: zezwolenie lub oświadczenie, kopię dokumentu pobytowego oraz umowę. Kompletna, uporządkowana dokumentacja z kroków powyżej jest najlepszym przygotowaniem.

Najczęstsze pytania